Event planen:Die ultimative Checkliste für dein gelungenes Event

✅ 1. Ziel & Anlass definieren

• Was ist der Anlass (z. B. Jubiläum, Produktpräsentation, Hochzeit)?

• Wie viele Gäste sollen kommen?

• Was ist die gewünschte Stimmung – eher locker, exklusiv oder festlich?

✅ 2. Location auswählen

• Indoor oder Outdoor?

• Ausreichend Platz für Bar, Bühne, Technik?

• Anfahrt & Parkmöglichkeiten für Gäste und Dienstleister?

• Wetter-Alternative bei Outdoor-Events?

✅ 3. Mobiliar & Infrastruktur

• Stehtische, Sitzgelegenheiten, ggf. Zelte oder Loungemöbel

• Stromversorgung (für Bar, Technik, Catering)

• Toiletten, Garderobe, Notausgänge beachten

✅ 4. Catering & Getränke

• Fingerfood, Buffet oder Menü?

• Besondere Anforderungen: vegan, glutenfrei, halal?

• Getränkekonzept mit Softdrinks, Cocktails, Longdrinks

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✅ 5. Unterhaltung & Musik

• DJ, Band oder Playlist mit Lautsprecher?

• Mikrofone für Reden oder Präsentationen?

• Lichteffekte für Tanzfläche oder Barbereich?

Blankoon-Tipp: Mit unserer Veranstaltungstechnik in München bekommst du Beleuchtung, Mikrofone und Musik aus einer Hand – akkubetrieben & kabellos.

✅ 6. Zeitplan erstellen

• Aufbau & Abbau (wann kommen Dienstleister?)

• Ablauf vor Ort (Empfang, Reden, Essen, Musik, Programm)

• Ansprechpartner benennen (z. B. für Technik, Ablauf, Gäste)

✅ 7. Gäste einladen

• Einladung gestalten & verschicken (digital oder gedruckt)

• Gästeliste mit Zu- & Absagen führen

• Begrüßung & Einlass organisieren

✅ 8. Extras & Atmosphäre

• Dekoration, Branding oder Motto umsetzen

• Giveaways oder Foto-Ecke

• Wetterabsicherung (Heizstrahler, Regenschutz, Sonnensegel)

✅ 9. Dienstleister und Technik frühzeitig abstimmen

Ein oft unterschätzter Punkt: Wer liefert was – und wann? Damit dein Event reibungslos abläuft, solltest du frühzeitig mit allen Dienstleistern sprechen. Dazu zählen:

• Catering-Unternehmen

• Licht- und Tontechnik-Anbieter

• Mobile Bars und Getränke-Services

• Fotografen, DJs oder Live-Bands

• Auf- und Abbau-Helfer oder Locationmanager

Erstelle am besten einen kleinen Ablaufplan, wer wann vor Ort ist – und kläre, ob Strom, Lagerflächen oder Anfahrtszonen benötigt werden. So vermeidest du Engpässe und Missverständnisse am Eventtag.

✅ 10. Genehmigungen & Versicherung nicht vergessen

Je nach Location und Art des Events brauchst du unter Umständen eine Veranstaltungsgenehmigung, GEMA-Lizenzen für Musik oder eine Versicherung für Technik und Mobiliar. Vor allem bei öffentlichen Events, Events auf Firmengeländen oder Veranstaltungen im Freien sind diese Punkte essenziell.

Tipp: Viele Anbieter – wie auch wir bei Blankoon – bringen ihre Technik, Bars und Ausstattung versichert mit. Frag bei der Buchung gezielt danach.

✅ 11. Letzte Checks & Vorbereitung am Vortag

Gehe die letzten 24 Stunden vor dem Event strukturiert an:

• Alle Lieferzeiten & Dienstleister bestätigen

• Technikfunktion prüfen (z. B. Licht, Musik, Mikros)

• Wetterbericht checken & Plan B bereitlegen

• Barpersonal & Ablauf nochmal briefen

• Kleine Extras bereitlegen (Kerzen, Servietten, Getränkeetiketten etc.)

Ein letzter Blick auf die Checkliste kann helfen, nichts zu vergessen – oder Stress zu vermeiden.

Fazit: Gute Planung, gutes Event

Ein Event lebt von guter Organisation – aber auch von starken Partnern. Wenn du möchtest, dass Bar, Technik und Service professionell ablaufen, unterstützen wir dich gerne mit einem maßgeschneiderten Gesamtpaket.

Dein Event soll mehr als „nur gut“ werden?

Mit der richtigen Planung – und den passenden Partnern – wird es genau so, wie du es dir vorstellst. Wenn du die Verantwortung für Bar, Technik und Atmosphäre in professionelle Hände geben möchtest, bist du bei Blankoon genau richtig.